Convocatoria deportiva para una carrera atlética: qué debe llevar, con ejemplo completo

La convocatoria es el documento con el que invitas a correr tu carrera y fijas sus reglas: cuándo y dónde es, quién puede correr, cuánto cuesta, qué incluye y cómo se premia. Casi todos la escriben como si fuera un cartel, y no lo es: lo que tu convocatoria promete, la ley te obliga a cumplirlo.

Aquí están los apartados que debe llevar, uno por uno y con el porqué de cada uno, las frases que conviene no escribir y un ejemplo completo que puedes copiar y adaptar.

Qué es una convocatoria deportiva, y cuáles son sus partes

Una convocatoria deportiva es el documento público con el que quien organiza un evento invita a participar y fija sus reglas. En una escuela o una liga convoca a equipos; en una carrera convoca a personas que se inscriben y pagan, y esa diferencia es la que lo cambia todo, como vas a ver en la siguiente sección.

Tiene tres partes:

1. El encabezado. Quién convoca, a qué evento y cuándo. Es lo primero que se lee y lo que se comparte.
2. Las bases. Los apartados numerados (PRIMERA, SEGUNDA…) con las reglas: fecha, ruta, categorías, inscripción, premios. Son el cuerpo de la convocatoria.
3. El cierre. Los transitorios, que dicen quién resuelve lo que no está previsto, y el contacto del organizador.

En una carrera, la convocatoria contesta siete preguntas: qué, cuándo, dónde, quién puede, cuánto cuesta, qué incluye y cómo se premia. Si alguien termina de leerla y todavía tiene que preguntarte algo de eso, le falta un apartado.

Lo que prometes en tu convocatoria, te obliga

Una convocatoria no es un cartel: es la oferta de un servicio. Y si organizas carreras de forma habitual o periódica, para la ley eres un proveedor:

Proveedor: la persona física o moral en términos del Código Civil Federal, que habitual o periódicamente ofrece, distribuye, vende, arrienda o concede el uso o disfrute de bienes, productos y servicios;

Ley Federal de Protección al Consumidor, artículo 2, fracción II

A un proveedor la ley le pide dos cosas sobre lo que ofrece. Respetarlo:

Todo proveedor está obligado a informar y a respetar los precios, tarifas, garantías, cantidades, calidades, medidas, intereses, cargos, términos, restricciones, plazos, fechas, modalidades, reservaciones y demás condiciones aplicables en la comercialización de bienes, productos o servicios, sobre todos aquellos que se hubiera ofrecido, obligado o convenido con el consumidor para la entrega del bien o prestación del servicio, y bajo ninguna circunstancia serán negados estos bienes, productos o servicios a persona alguna, así como la información de los mismos.

Ley Federal de Protección al Consumidor, artículo 7

Y cumplirlo tal como lo anunció:

El proveedor está obligado a entregar el bien o suministrar el servicio de acuerdo con los términos y condiciones ofrecidos o implícitos en la publicidad o información desplegados, salvo convenio en contrario o consentimiento escrito del consumidor.

Ley Federal de Protección al Consumidor, artículo 42

Traducido a una carrera: si tu convocatoria dice medalla para todos, playera técnica, cronometraje con chip o hidratación cada 2.5 kilómetros, eso es lo que te pueden exigir. Y fíjate en el final del artículo 42: cambiar lo que ofreciste no depende solo de ti, salvo que lo hayas convenido o que el corredor lo acepte por escrito.

Escribe solo lo que ya tienes contratado. Prometer de más es crearte una obligación.

Y no es solo un tema de quejas. Si un corredor se lesiona, lo que prometiste es también la vara con la que se mide si fuiste diligente: lo explicamos en la guía sobre demandas.

El precio que anuncias tiene que ser el total

El proveedor deberá informar de forma notoria y visible el monto total a pagar por los bienes, productos o servicios que ofrezca al consumidor. Dicho monto deberá incluir impuestos, comisiones, intereses, seguros y cualquier otro costo, cargo, gasto o erogación adicional que se requiera cubrir con motivo de la adquisición o contratación respectiva, sea ésta al contado o a crédito.

Ley Federal de Protección al Consumidor, artículo 7 Bis

Si quien se inscribe paga además un cargo por servicio, pon en la convocatoria el monto total, como en el ejemplo de abajo. Así cumples con este artículo, y nadie llega a la caja a descubrir que los $400 eran $437.

Qué debe llevar: los apartados, uno por uno

En el orden en que conviene escribirlos, con lo que casi siempre se olvida:

1. Quién convoca. Tu nombre o el de tu organización, igual que como va a aparecer en el cobro. Si pones patrocinadores o avales, solo los que ya firmaron: la publicidad tiene que ser veraz y comprobable (lo vemos en las frases que te meten en problemas).
2. Nombre, distancias y modalidades. 5K, 10K, caminata o carrera infantil: cada modalidad que ofrezcas, con su distancia exacta.
3. Fecha y hora de salida de cada distancia. Y la hora a la que cierra la meta, que es tu tiempo límite. Si hay cortes intermedios, en qué punto y a qué hora.
4. Salida, meta y ruta. La dirección exacta, un mapa, la distancia y el desnivel. En montaña, el perfil de la ruta: el corredor lo busca antes de inscribirse.
5. Quién puede correr. La edad mínima; si aceptas menores, quién firma por ellos; si pides certificado médico (es decisión tuya, lo vemos en la guía de protección civil), y la carta responsiva.
6. Categorías, y con qué fecha se calcula la edad. Por edad y por sexo, con sus rangos exactos. Si no dices qué edad cuenta, quien cumple años cerca de la carrera no sabe en qué categoría compite.
7. Cuánto cuesta, y cómo se inscribe. El monto total de cada distancia, si hay preventa (hasta qué fecha o hasta cuántos lugares), dónde se inscribe, la fecha de cierre, el cupo máximo y qué pasa cuando se agota.
8. Qué incluye la inscripción. Número, chip, playera, medalla, hidratación. Cada cosa que escribas aquí la debes. Si la playera no alcanza para todos, dilo con fecha: talla garantizada a quien se inscriba antes de tal día.
9. Entrega de kits. Lugar, días y horarios; qué hay que llevar (identificación, comprobante) y si otra persona puede recogerlo por el corredor.
10. Servicios el día de la carrera. En qué kilómetros hay hidratación, dónde está el servicio médico, si hay guardarropa y sanitarios.
11. Cronometraje y resultados. Si hay chip, con qué tiempo se premia (el de pistola, desde el disparo de salida, o el neto, desde que cada quien cruza el tapete de salida) y dónde y cuándo se publican los resultados.
12. Premiación. Qué se premia (general, categorías), qué recibe cada lugar, a qué hora y qué tiene que presentar quien gana. Si hay premio en efectivo, el monto exacto. Si los premios no se acumulan, dilo.
13. Reglamento. Lo que descalifica: el número que no se ve, recortar la ruta, correr con el número de otra persona, acompañantes en bicicleta. Si es largo, enlaza el reglamento completo.
14. Cancelaciones, cambios y reembolsos. Si hay reembolso, hasta cuándo y de cuánto; si se puede ceder el lugar, y qué pasa si eres tú quien cambia la fecha o cancela.
15. Datos personales. Tu aviso de privacidad. Y si pides información médica, la ley la trata como dato sensible: abajo, el artículo.
16. Contacto. Cómo te encuentran para aclaraciones y quejas. Si la inscripción es en línea, la ley pide más de lo que parece: también abajo.
17. Transitorios. El clásico “lo no previsto lo resuelve el comité organizador” está bien para lo imprevisto. No te sirve para cambiar lo que ya prometiste.

Sobre las categorías: ni la federación internacional impone una fecha

World Athletics define sus grupos de edad, y en el mismo texto deja a cada competición decidir los suyos:

Sub-18 Hombres y Mujeres: Todo atleta con 16 o 17 años el 31 de diciembre del año de la competición. Sub-20 hombres y mujeres: Todo atleta con 18 o 19 años el 31 de diciembre del año de la competición. Master hombres y mujeres: Todo atleta que ha cumplido 35 años. […] Aunque la Regla 3.1 del Reglamento Técnico define los grupos de edad de un modo particular, son las normas para cada competición las que determinan qué grupos de edad serán pertinentes […]

World Athletics, Reglamento Técnico (Libro C2.1), regla 3.1 y su comentario, en vigor desde el 1 de julio de 2026

Hay entonces dos convenciones válidas: la edad al 31 de diciembre, como hace World Athletics con sus juveniles, o la edad el día de la carrera. Elige una y escríbela.

Sobre los datos médicos

Tratándose de datos personales sensibles, el responsable deberá obtener el consentimiento expreso y por escrito de la persona titular para su tratamiento, a través de su firma autógrafa, firma electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación que al efecto se establezca.

Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, artículo 8

Si tu formulario pregunta por alergias, enfermedades o tipo de sangre, ese consentimiento se pide aparte y de forma expresa. El porqué, con la definición de dato sensible, está en la guía sobre demandas.

Sobre el contacto, si cobras en línea

Las disposiciones del presente Capítulo aplican a las relaciones entre proveedores y consumidores en las transacciones efectuadas a través del uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. […] El proveedor deberá proporcionar al consumidor, antes de celebrar la transacción, su domicilio físico, números telefónicos y demás medios a los que pueda acudir el propio consumidor para presentarle sus reclamaciones o solicitarle aclaraciones;

Ley Federal de Protección al Consumidor, artículo 76 Bis, fracción III

O sea: antes de pagar, quien se inscribe tiene que poder ver tu domicilio, tus teléfonos y cómo reclamarte. Ponlos en la convocatoria y en la página donde se inscribe.

Ejemplo completo de convocatoria para una carrera atlética

Una carrera ficticia de 5K y 10K con todos los apartados. Cópiala, cambia cada dato por el tuyo y borra lo que no aplique. Lo que no vayas a cumplir, no lo copies.

El cargo por servicio del ejemplo es el nuestro: 8% más $5 por inscripción, que por omisión paga quien se inscribe. Si usas otro servicio, pon el suyo; si no hay cargo, pon solo el precio.

Las frases que te meten en problemas

Las vas a ver en muchas convocatorias. Cada una tiene arreglo:

El artículo que manda sobre la cuarta fila, y en realidad sobre toda la convocatoria:

La información o publicidad relativa a bienes, productos o servicios que se difundan por cualquier medio o forma, deberán ser veraces, comprobables, claros y exentos de textos, diálogos, sonidos, imágenes, marcas, denominaciones de origen y otras descripciones que induzcan o puedan inducir a error o confusión por engañosas o abusivas.

Ley Federal de Protección al Consumidor, artículo 32

Si tu carrera lleva aval, la convocatoria se entrega

En la Ciudad de México, para el aval técnico deportivo del INDEPORTE la convocatoria es uno de los documentos que entregas, y no en cualquier formato:

Además los requisitos establecidos en los artículos 9 y 10 del reglamento de la Ley de Educación Física y Deporte de la Ciudad de México para el otorgamiento del aval, deberán entregar. […] 2.-Convocatoria del evento, incluyendo propuesta de la premiación, en la cual deberá plasmarse la imagen institucional del Gobierno de la Ciudad de México y del Instituto del Deporte de la Ciudad de México autorizadas por este último.

Bases del Aval Técnico Deportivo para carreras pedestres y ciclistas en la Ciudad de México (INDEPORTE), base décima tercera

Dos consecuencias. La premiación va propuesta desde la convocatoria, no se decide después. Y los logotipos del Gobierno de la Ciudad y del INDEPORTE van en ella con su autorización: no la publiques con logotipos que todavía no te autorizan. Lo mismo pide para el material de difusión, así que tu cartel también los lleva. En la misma lista piden la petición de autorización de la alcaldía, la del programa de protección civil, el visto bueno de seguridad y vialidad, y la carta responsiva del servicio médico. El orden de los trámites y las cuotas están en nuestra guía del permiso en la CDMX.

Si tu carrera es en otro estado y va a llevar aval de tu instituto del deporte o de tu asociación de atletismo, pregunta antes de publicar si revisan la convocatoria. Es más fácil ajustarla antes de vender el primer lugar que después.

Tu convocatoria, en una página que avisa sola

Con nosotros, la página de tu carrera es tu convocatoria. El asistente te pide los apartados de esta guía: fecha y hora, el punto de salida en un mapa, distancia y desnivel, la ruta con su perfil si subes el GPX, categorías por edad, requisitos, qué incluye, el kit con sus tallas y horarios de entrega, premios, cortes de tiempo, política de cancelación, preguntas frecuentes y tu reglamento completo en PDF. Y hace tres cosas que un PDF no hace:

• Avisa a cada inscrito si cambias lo importante. Si cambias la fecha, la hora, el punto de reunión o la distancia de una carrera publicada, o si la cancelas, le llega el aviso a cada uno. Si lo que cambia es la fecha, quien ya había pagado tiene 24 horas para pedir su reembolso completo, y si cancelas, el reembolso es completo aunque tu política diga otra cosa.
• Muestra el total antes de pagar. Si el cargo por servicio lo paga quien se inscribe, la página de tu carrera lo desglosa junto con el total antes del pago.
• Calcula la categoría de cada corredor. Con la fecha de nacimiento que registró y la edad que tenga el día de la carrera.

Lo que no pudimos confirmar

1. El formato de la federación. Si tu carrera va a llevar aval de la Federación Mexicana de Asociaciones de Atletismo o de tu asociación estatal, pídeles su formato de convocatoria: no lo pudimos consultar, y puede pedir apartados que aquí no están.
2. Cuándo un organizador ocasional es proveedor. La ley habla de quien ofrece servicios de forma habitual o periódica. No revisamos criterios de la Profeco ni de los tribunales para una carrera única, así que toma la regla segura: cumple lo que prometes aunque sea tu primera carrera.
3. La vigencia de las Bases del INDEPORTE. Son de febrero de 2023 y las más recientes que pudimos documentar. Confírmalas antes de pedir el aval.